ID|EN
Chat di WhatsApp

Tag: dashboard

  • Dashboards That Directors Use vs Dashboards That Just Get Displayed: 7 Principles from the Field

    There is a scene familiar to anyone who has built a dashboard for a large company. The launch meeting. A big screen showing dozens of colorful charts. Everyone nods. Someone says, “Wow, this looks great.” Three months later, the dashboard is barely opened. The board is back to asking for the recap as a spreadsheet sent by email.

    I have been on both sides of that story. I once led the creation of a 21-page Power BI dashboard to monitor the performance of six regions at an oil and gas company, and a 17-page supplier dashboard for an automotive company. From those projects I learned that the difference between a dashboard that lives and one that dies has almost nothing to do with the technology. The difference is in the way of thinking. Here are the seven principles I hold to.

    1. Start from the question, not from the data

    The most common mistake: the project owner asks, “show everything we have.” The result is a page full of charts that answer nothing. A good dashboard is built from decision questions. For example:

    • “Which regions are below target this month, and by how much?”
    • “Which suppliers’ response times are getting worse?”
    • “What has changed compared with last month?”

    If a chart does not answer any such question, it is a candidate for removal. Not because the chart is bad, but because it takes attention away from the charts that matter.

    2. The main reader is a busy human

    A director does not have time to read twenty pages. Design the first page as a summary that can be understood in thirty seconds: a few key numbers, their status (good, watch, or bad), and one or two things that need attention. The following pages are space for digging deeper (drill-down) for those who want to know “why”.

    If a director has to click five times to find out whether there is a problem, the dashboard has already failed.

    3. Every number needs a comparison

    A number without a comparison is a number that cannot be read. “Sales of IDR 12 billion” means nothing until you know the target, last month’s result, or last year’s figure. Each main indicator card (KPI) should ideally show at least one comparison: target, previous period, or another region. Use color sparingly and consistently: green for on target, yellow for watch, red for below target. Do not use red for things that are not truly urgent, because when everything is red, nothing is red.

    4. Definitions must be single and written down

    One of the silliest sources of conflict in meetings is two people bringing different numbers for the same metric. “Sales” according to the finance team differs from “sales” according to the sales team, because one uses the invoice date and the other uses the order date. A good dashboard provides a metric dictionary: definition, formula, data source, and update frequency, easy to access from inside the dashboard itself. Trust in a dashboard is built on the consistency of its numbers. Once or twice of figures not matching other reports, and people stop trusting it.

    5. Data quality is the foundation, not an add-on

    A dashboard is only a window. If the data behind it is messy (duplicates, mixed date formats, inconsistent region codes), the prettiest window just shows the mess more neatly. In my experience, most of the time in a dashboard project is actually spent behind the scenes: cleaning data, merging sources, building a reliable refresh pipeline, and setting up data governance (who owns the data, who may change it, how errors are handled). If your project seems to spend too much time on “making it look nice”, suspect the foundation.

    6. Design for reading, not for showing off

    A few simple rules that consistently help:

    • One message per visual. A chart title should be a conclusion (“Region C has declined three months in a row”), not just a label (“Sales by region”).
    • Choose the chart type for the purpose. Comparing categories suits bars. Trends over time suit lines. Avoid pie charts with more than five slices and avoid three-dimensional effects.
    • Cut the decoration. Heavy gridlines, shadows, and too many colors add reading burden.
    • Start the axis at zero for bar charts. Truncating the axis makes small differences look dramatic.
    • Mind the device. Many executives read dashboards on a tablet or phone. Test the view on that device.

    7. A dashboard is a living product, not a finished project

    Business needs change. New questions appear. A dashboard that is right today can lose relevance next year. Provide a feedback mechanism (who uses it, which pages are opened most, what is missing), monitor usage, and schedule regular reviews. If a page has not been opened in three months, ask: should it be removed, simplified, or merged?

    Another equally important point: train the users. A dashboard that is not understood will be abandoned, however good it is. A short introduction session, a one-page guide, and someone to contact when confused often matter more to success than extra features.

    A simple test: the thirty-second test

    Before launching a dashboard, run this test. Show the first page to a leader who has never seen it. Give them thirty seconds. Then ask: “Are we doing well or badly, and what should we pay attention to?” If they can answer, your dashboard works. If they answer “hmm, this is a lot, isn’t it…”, you have homework to do.

    A good dashboard does not try to make its audience marvel. It tries to make its audience brave enough to decide.

    Example: from 21 charts to one summary page

    Imagine a dashboard for six operating regions. The first version shows 21 charts on one screen: sales by region, by product, by month, by channel, and so on. The version that works shows a summary page with a simple structure: the top row has four main KPI cards (for example achievement against target, growth compared with last month, the number of regions below target, and one risk indicator). In the middle is one bar chart showing the six regions’ achievement against target with status colors. Below is a short “needs attention” list naming the region and the problem. The remaining 20 charts are moved to drill-down pages that can be opened when needed. The data content is not reduced, only the order of priority changes.

    Checklist before launch

    Make sure: (1) all numbers have been reconciled with official sources, (2) metric definitions are written down, (3) the data refresh time is shown, (4) access rights are appropriate, (5) the display has been tested on the devices your leaders use, and (6) someone is designated to answer user questions during the first two weeks. These six things often decide a dashboard’s fate more than the choice of chart type.

    Quick Q&A

    What is the ideal number of dashboard pages? There is no magic number. What matters is that the first page answers the main question within seconds, and that every other page has a clear function: drill-down, deeper analysis, or reference. A dashboard with many pages can be good as long as navigation is clear and every page has a purpose.

    Power BI, Tableau, or Excel? The tool matters less than the design. Choose what fits your data ecosystem, your team’s skills, and your budget. A well-designed dashboard in any tool will beat a poorly designed one in the most expensive tool.

    Need a Power BI dashboard or reporting system your leadership actually uses? The datalytics.indo team can help with everything from framing the business questions, cleaning and modeling the data, and designing the dashboard, through to training the users. In-house Power BI and Excel/VBA training for your team is also available. Let’s discuss your needs first. We’ll provide a tailored quote based on your project.

    Chat on WhatsApp

  • Dashboard yang Dipakai Direktur vs Dashboard yang Cuma Dipajang: 7 Prinsip dari Lapangan

    Ada satu pemandangan yang akrab bagi siapa pun yang pernah membangun dashboard untuk perusahaan besar. Rapat peluncuran. Layar besar menampilkan puluhan grafik berwarna-warni. Semua orang mengangguk. Seseorang berkata, “Wah, bagus sekali.” Tiga bulan kemudian, dashboard itu hampir tidak dibuka. Direksi kembali meminta rekap dalam bentuk spreadsheet yang dikirim lewat email.

    Saya pernah berada di kedua sisi cerita itu. Saya pernah memimpin pembuatan dashboard Power BI sebanyak 21 halaman untuk memantau kinerja enam wilayah sebuah perusahaan migas, dan dashboard pemasok 17 halaman untuk perusahaan otomotif. Dari proyek-proyek itu, saya belajar bahwa perbedaan antara dashboard yang hidup dan dashboard yang mati hampir tidak ada hubungannya dengan teknologinya. Perbedaannya ada pada cara berpikir. Berikut tujuh prinsip yang saya pegang.

    1. Mulai dari pertanyaan, bukan dari data

    Kesalahan paling umum: pemilik proyek meminta “tampilkan semua data yang kita punya”. Hasilnya halaman penuh grafik yang tidak menjawab apa-apa. Dashboard yang baik dibangun dari pertanyaan keputusan. Contohnya:

    • “Wilayah mana yang di bawah target bulan ini, dan seberapa jauh?”
    • “Pemasok mana yang waktu responsnya memburuk?”
    • “Apa yang berubah dibanding bulan lalu?”

    Kalau sebuah grafik tidak menjawab satu pun pertanyaan seperti itu, ia kandidat untuk dibuang. Bukan karena grafiknya jelek, melainkan karena ia mengambil perhatian dari grafik yang penting.

    2. Pembaca utamanya manusia yang sibuk

    Direktur tidak punya waktu membaca dua puluh halaman. Rancang halaman pertama sebagai ringkasan yang bisa dipahami dalam tiga puluh detik: beberapa angka kunci, statusnya (baik, waspada, atau buruk), dan satu atau dua hal yang perlu perhatian. Halaman-halaman berikutnya adalah ruang untuk menelusuri lebih dalam (drill-down) bagi mereka yang ingin tahu “kenapa”.

    Kalau direktur harus mengklik lima kali untuk mengetahui apakah ada masalah, dashboard itu sudah gagal.

    3. Setiap angka butuh pembanding

    Angka tanpa pembanding adalah angka yang tidak bisa dibaca. “Penjualan Rp12 miliar” tidak berarti apa-apa sampai kamu tahu targetnya, capaian bulan lalu, atau angka tahun lalu. Setiap kartu indikator utama (KPI) idealnya menampilkan setidaknya satu pembanding: target, periode sebelumnya, atau wilayah lain. Gunakan warna dengan hemat dan konsisten: hijau untuk sesuai target, kuning untuk waspada, merah untuk di bawah target. Jangan gunakan merah untuk hal yang tidak benar-benar darurat, karena kalau semuanya merah, tidak ada yang merah.

    4. Definisi harus tunggal dan tertulis

    Salah satu sumber konflik paling konyol dalam rapat adalah dua orang yang membawa angka berbeda untuk metrik yang sama. “Penjualan” menurut tim keuangan berbeda dari “penjualan” menurut tim sales, karena yang satu memakai tanggal faktur dan yang lain memakai tanggal pesanan. Dashboard yang baik menyediakan kamus metrik: definisi, rumus, sumber data, dan frekuensi pembaruan, mudah diakses dari dalam dashboard itu sendiri. Kepercayaan terhadap dashboard dibangun dari konsistensi angkanya. Sekali dua kali angka tidak cocok dengan laporan lain, orang berhenti percaya.

    5. Kualitas data adalah fondasi, bukan tambahan

    Dashboard hanyalah jendela. Kalau data di belakangnya berantakan (duplikat, format tanggal campur aduk, kode wilayah tidak konsisten), jendela secantik apa pun hanya menampilkan kekacauan dengan lebih rapi. Menurut pengalaman saya, sebagian besar waktu proyek dashboard justru dihabiskan di belakang layar: membersihkan data, menyatukan sumber, membangun alur pembaruan yang andal, dan menetapkan tata kelola data (siapa pemilik data, siapa yang boleh mengubah, bagaimana kesalahan ditangani). Kalau waktu proyekmu terasa terlalu banyak dihabiskan untuk “mempercantik tampilan”, curigai fondasinya.

    6. Desain untuk membaca, bukan untuk pamer

    Beberapa aturan sederhana yang konsisten menolong:

    • Satu pesan per visual. Judul grafik sebaiknya berupa kesimpulan (“Wilayah C turun tiga bulan berturut-turut”), bukan sekadar label (“Penjualan per wilayah”).
    • Pilih jenis grafik sesuai tujuan. Perbandingan antarkategori cocok dengan batang. Tren waktu cocok dengan garis. Hindari grafik lingkaran dengan lebih dari lima potongan dan hindari efek tiga dimensi.
    • Kurangi dekorasi. Garis kisi tebal, bayangan, dan warna-warni berlebih menambah beban baca.
    • Mulai sumbu dari nol untuk grafik batang. Memotong sumbu membuat selisih kecil tampak dramatis.
    • Perhatikan perangkat. Banyak pimpinan membaca dashboard di tablet atau ponsel. Uji tampilan di perangkat itu.

    7. Dashboard adalah produk yang hidup, bukan proyek yang selesai

    Kebutuhan bisnis berubah. Pertanyaan baru muncul. Dashboard yang hari ini tepat bisa kehilangan relevansi tahun depan. Sediakan mekanisme umpan balik (siapa yang memakai, halaman mana yang paling sering dibuka, apa yang kurang), pantau penggunaannya, dan jadwalkan peninjauan berkala. Kalau sebuah halaman tidak pernah dibuka selama tiga bulan, tanyakan: apakah ia perlu dihapus, disederhanakan, atau digabungkan?

    Hal lain yang tidak kalah penting: latih penggunanya. Dashboard yang tidak dipahami akan ditinggalkan, seberapa pun bagusnya. Sesi pengenalan singkat, panduan satu halaman, dan seseorang yang bisa dihubungi saat bingung sering lebih menentukan keberhasilan daripada fitur tambahan.

    Ujian sederhana: tes tiga puluh detik

    Sebelum meluncurkan dashboard, lakukan tes ini. Tunjukkan halaman pertama kepada seorang pimpinan yang belum pernah melihatnya. Berikan waktu tiga puluh detik. Lalu tanyakan: “Apakah kita sedang baik atau buruk, dan apa yang perlu kita perhatikan?” Kalau ia bisa menjawab, dashboardmu berfungsi. Kalau ia menjawab “hmm, ini banyak sekali ya…”, kamu punya pekerjaan rumah.

    Dashboard yang baik tidak berusaha membuat penontonnya kagum. Ia berusaha membuat penontonnya berani mengambil keputusan.

    Contoh: dari 21 grafik menjadi satu halaman ringkasan

    Bayangkan dashboard untuk enam wilayah operasional. Versi awalnya menampilkan 21 grafik di satu layar: penjualan per wilayah, per produk, per bulan, per kanal, dan seterusnya. Versi yang berfungsi menampilkan halaman ringkasan dengan struktur sederhana: baris atas berisi empat kartu KPI utama (misalnya realisasi terhadap target, pertumbuhan dibanding bulan lalu, jumlah wilayah di bawah target, dan satu indikator risiko). Di tengah ada satu grafik batang yang memperlihatkan capaian enam wilayah terhadap target dengan warna status. Di bawah ada daftar singkat ‘perlu perhatian’ yang menyebut wilayah dan masalahnya. Sisanya, 20 grafik lain, dipindahkan ke halaman-halaman telusur yang bisa dibuka bila diperlukan. Isi data tidak berkurang, hanya urutan prioritasnya yang berubah.

    Daftar periksa sebelum peluncuran

    Pastikan: (1) semua angka sudah dicocokkan dengan sumber resmi, (2) definisi metrik tertulis, (3) waktu pembaruan data ditampilkan, (4) hak akses sudah sesuai, (5) tampilan sudah diuji di perangkat yang dipakai pimpinan, dan (6) ada orang yang ditunjuk untuk menjawab pertanyaan pengguna dalam dua minggu pertama. Enam hal itu sering menentukan nasib dashboard lebih daripada pilihan jenis grafik.

    Tanya jawab singkat

    Berapa jumlah halaman dashboard yang ideal? Tidak ada angka ajaib. Yang penting, halaman pertama menjawab pertanyaan utama dalam hitungan detik, dan halaman lain jelas fungsinya: telusur, analisis lanjut, atau referensi. Dashboard dengan banyak halaman pun bisa baik asalkan navigasinya jelas dan setiap halaman punya tujuan.

    Power BI, Tableau, atau Excel? Alatnya kalah penting dibanding rancangannya. Pilih yang sesuai dengan ekosistem data, kemampuan tim, dan anggaran. Dashboard yang dirancang dengan baik di alat apa pun akan mengalahkan dashboard yang dirancang buruk di alat yang paling mahal.

    Ingin dashboard yang benar-benar dipakai pengambil keputusan? Lihat layanan dashboard dan analitik kami.

    Butuh dashboard Power BI atau sistem pelaporan yang benar-benar dipakai pimpinanmu? Tim datalytics.indo membantu dari perumusan pertanyaan bisnis, pembersihan dan pemodelan data, desain dashboard, sampai pelatihan penggunanya. Tersedia juga pelatihan in-house Power BI dan Excel/VBA untuk timmu. Hubungi kami untuk mendapatkan solusi terbaik.

    Chat di WhatsApp